Способы анализа предприятий

Многие ученые внесли весомый вклад в теорию организации, и концепция каждого из них может рассматриваться как самостоятельный подход.

Приверженцы классического подхода акцентируют внимание на структурных факторах, функциях или видах деятельности, необходимых для достижения целей. По мере определения задач и их последующей группировки формируются рабочие места, отделы и другие подразделения в целях эффективной специализации и координации деятельности в рамках физически нормальной загрузки руководителей. Далее формируется система координации путем установления соподчиненности работников и границ их ответственности в иерархии управления. Для этого подхода характерны попытки разработать правила (так называемые принципы организации), действующие как критерии построения организации.

Представители школы человеческих отношений наряду со сторонниками более или менее научно обоснованного бихевиорального подхода выдвигают на первый план проблемы мотивации поведения людей, руководства, группового и внутригруппового поведения. На основе оценки социально-психологических последствий различных организационных перемен предлагаются рекомендации по совершенствованию управленческих процедур, политики по созданию такого организационного климата и такой структуры, которые стимулируют совместные усилия работников для достижения целей организации. Вообще говоря, координация деятельности людей не может быть эффективной, если они не желают сотрудничать, и такая кооперация не возникает автоматически, но ее возникновению может способствовать организация.

Сторонники системного подхода к исследованию организационных систем исходят из того, что любая организация есть система, каждый из элементов которой имеет свои определенные и ограниченные цели. Соответственно этому задача управления сводится к интеграции системообразующих элементов, которая может быть достигнута при условии, что каждый руководитель к решению относящихся к сфере его компетенции вопросов станет подходить с точки зрения системного анализа. Главная задача системного подхода состоит в оптимальном повышении эффективности работы организации в целом, что не обязательно означает оптимизацию деятельности всех без исключения ее элементов.

Суть системной концепции управления предприятием

может быть выражена через следующие два условия управленческой деятельности.

1. Интересы одного из элементов системы не должны противоречить интересам всей организации.

2. Организация функционирует в окружающей среде, которая обусловливает возникновение противоречивых целей элементов системы.

Возникновение системного подхода является своеобразным отражением методологического кризиса как «классической теории» организации, так и доктрины «человеческих отношений». Формирование этого направления также произошло под влиянием усложнения хозяйственных связей и возникновения супергигантских монополий.

В соответствии с системным подходом организация рассматривается как комплексная система, включающая в свой состав частные подсистемы.

Относительно выделения подсистем не существует единого мнения. Некоторые авторы в качестве подсистем выделяют индивида, формальную структуру, неформальную структуру, неформальную организацию, статусы и роли, а также физическое окружение. Другие авторы выделяют функциональные подсистемы (планирование, организация, контроль и т.д.). В подсистеме планирования в свою очередь можно выделить подсистемы оперативно-производственного планирования, плановых нормативов и т.п.

При необходимости можно рассматривать и анализировать взаимодействие производственной, финансовой, кадровой, маркетинговой и других подсистем.

С точки зрения оценки эффективности системный подход дает возможность рассматривать организацию как систему вход/выход. Большинство теоретиков системного подхода представляют организацию как сложную систему затраты-производство-выпуск. Организация отделена от своей среды прозрачной границей. Через эту границу проходят сделки, которые дают возможность организации обеспечивать человеческие, финансовые и материальные ресурсы. Внутри организационных границ взаимодействующие подсистемы преобразовывают эти ресурсы в окончательный продукт, требуемый среде. Продукция проходит через границу организации, возобновляя цикл затраты-производство-выпуск.

В связи с этим важно подчеркнуть главную особенность хозяйственной организации как системы – ее особое единство с внешней средой (окружением). Под окружением понимается все то, что находится вне данной организации и оказывает на нее существенное влияние. Однако если система, испытывая такое влияние, может сама достаточно сильно воздействовать на какой-либо внешний элемент, то такого рода управляемый компонент не следует относить к среде, а необходимо включать его в саму систему.

Системный подход к организации требует точного выделения «полюсов» системы, т. е. входов и выходов, связывающих ее с внешней средой (в отличие от внутрисистемных связей, выражающих отношения внутренних компонентов системы). Это вызывает необходимость определенным образом описывать внешнюю среду организации, выделяя в ней те компоненты, которые существенны с точки зрения их влияния на систему.

Нужно иметь в виду, что внутренняя структура производственно-хозяйственной организации находится под сильным влиянием структуры ее окружения. При этом внутри организации ее отдельные подсистемы могут иметь самостоятельные связи с тем или иным органом внешней среды.

Сложность структуры организации выдвигает на первый план необходимость изучения взаимодействия подсистем. Поэтому основным понятием при исследовании такого взаимодействия является понятие «связи» или «связующих процессов». Выделяются три типа основных связующих процессов: коммуникация, равновесие и принятие решений. Подробно содержание данных понятий будет рассматриваться далее, здесь же отметим, что система коммуникаций образует строение, конфигурацию организаций, посредством коммуникаций осуществляется контроль и координация деятельности.

Системный подход появился на свет, с одной стороны, в результате обобщения опыта специалистов по исследованию операций, а с другой – вследствие развития общей теории систем, теории автоматического управления и кибернетики, давших методологический аппарат для связи в единое целое разнородных управленческих задач. Как подчеркивается в многочисленных изданиях по вопросам организации и управления, системный подход имеет важное значение при обосновании управленческих решений в самых различных областях, в том числе в военной, промышленной, коммерческой, финансовой и др. Является общепризнанным, что системная методология представляет собой наиболее упорядоченную надежную основу для управления сложными сферами взаимосвязанной деятельности, позволяя вскрывать и анализировать составляющие систему компоненты и последовательно сочетать их друг с другом.

Сущность системного подхода сводится к следующему

1) формулирование целей и выяснение их иерархии до начала какой-либо деятельности, связанной с управлением, и в частности с принятием решений;

2) получение максимального эффекта в смысле достижения поставленных целей при минимальных затратах путем сравнительного анализа альтернативных путей и методов достижения целей и осуществления соответствующего выбора;

3) количественная оценка (квалификация) целей, методов и средств их достижения, основанная не на частичных критериях, а на широкой и всесторонней оценке всех возможных и планируемых результатов деятельности.

Наиболее широкая трактовка методологии системного подхода принадлежит профессору Людвигу фон Берталанфи, выдвинувшему еще в 1937 г. идею «общей теории систем». Предмет «общей теории систем» Берталанфи определяет как «формулирование и вывод тех принципов, которые действительны для «систем» вообще». «Следствием наличия общих свойств систем, – пишет он, – является проявление структурных подобий, или изоморфизмов, в различных областях... Это соответствие вызвано тем обстоятельством, что данные единства можно в некоторых отношениях рассматривать как «системы», т. е. комплексы элементов, находящихся во взаимодействии... Фактически аналогичные концепции, модели и законы часто обнаруживались в весьма далеких друг от друга областях, независимо и на основании совершенно различных фактов».

Системная концепция появилась в литературе о менеджменте примерно 60 лет назад, но лишь сравнительно недавно ее использование стало определяющим при изучении организации. Понятия организация и система трактуются вместе с того момента, когда Бернард построил свою теорию относительно эквивалентности систем и организаций, в которой утверждал, что концепция системного подхода наиболее полно воплощается в определении формальной организации как системы сознательно соединенных действий или усилий двух или более людей.

Для иллюстрации сути системного подхода к анализу организаций рассмотрим проблемы, связанные с принятием решения на предприятии о том, какие изделия должны производиться и в каком количестве.

Производственные подразделения предприятия, несомненно, предпочли бы производить ограниченную номенклатуру в довольно больших количествах с тем, чтобы минимизировать количество используемого оборудования. Такая политика приводит к большим запасам нескольких изделий.

Коммерческий персонал, с другой стороны, хотел бы иметь большое количество различных изделий в запасе, что гарантирует своевременную поставку потребителям любого изделия.

Финансовый менеджер считает, что большие запасы связывают деньги, которые могли бы быть использованы более эффективно в другом месте, и в связи с этим будет настаивать на минимизации запасов.

С точки зрения начальника отдела кадров, желательны постоянные уровни производства, которые позволяют избежать набора новых рабочих в связи с кратковременным ростом выпуска продукции и увольнения персонала в периоды снижения производства продукции.

Таким образом, можно идентифицировать цели почти каждой функциональной единицы организации в связи с принятием решения относительно этой простой тактической проблемы.

Та же самая ситуация может существовать на более низком уровне управления (в любой функциональной подсистеме организации). Производственные подразделения должны постоянно балансировать между скоростью производственного процесса и количеством дефектных изделий, которых не выявляются контрольными службами. Служба маркетинга также причастна к этой проблеме в связи с претензиями потребителей и снижением объема продаж.

Действительно, всегда, когда "рабочая сила" в организации разделена, проблема эффективного объединения всех ресурсов первостепенна, и это может быть достигнуто, если только менеджеры понимают и используют системный подход к "системе", которая является их областью деятельности.

Конечно, это означает, что некоторая функциональная единица в пределах организации не имеет права достигнуть индивидуальных целей, что лучше всего для целого – обязательно не лучше всего для каждого компонента системы.

Таким образом, для рассматриваемого примера, хотя затраты производственных подразделений могут увеличиваться при производстве широкой номенклатуры изделий, это может привести к росту прибыли, так как все заказы будут удовлетворены.