Заведение первичных документов в Gestori

Настоящая инструкция разработана для обеспечения правильного введения первички в электронную базу gestori.

Руководствуются данной инструкцией операторы электронно-вычислительных и вычислительных машин магазинов ООО «Продукты всем» и сотрудники, выполняющие их функции по заведению первичных документов.

Порядок работы

«Приход товара»

Работа с документом Приход товара подразделяется на два этапа. Первый – сначала заполняется Заголовок документа («шапка»), второй – непосредственно товар заводится в Спецификацию документа.

Выберите из главного меню системы пункт Документы подр. клавишами управления курсором. При нажатии <Enter>, появится вертикальное выпадающее меню. Выберите Приход товара,

Рис.1

Если еще раз нажать <Enter> появится пустое поле: Приходные накладные -заголовки на котором в дальнейшем будет формироваться список приходных накладных выбранного подразделения Рис. 1

Рис.2

Для формирования первой приходной накладной в этом подразделении воспользуемся строкой подсказки внизу экрана. При нажатии клавиши <Insert> появляется таблица Заголовок приходной накладной с пустыми полями для ввода атрибутов приходной накладной: Рис.3

Рис.3

1. Номер накладной - формируется автоматически. Присваивается после записи

данных в шапку и высвечивается при повторном редактировании шапки, номер не

изменяется.

2. Дата накладной - вводится автоматически и может редактироваться.

3. Валюта поставки - по умолчанию ставится код 999 - Рубль

4. Поставщик товара - необходимо внимательно ознакомиться с приходной накладной поставщика продукции, ввести в программу название поставщика из данной приходной накладной, посредством ввода кода поставщика, присутствующего в справочнике фирм. При нажатии <F2> выбрать Поставщики – из справочника выбрать нужного поставщика.

5. Операция – «11» - Приход от поставщика на твердый счет.

6. Номер контракта - При нажатии клавиши <F2> выбрать номер:

Если контракт (договор) заключен с

000 «Магазин №3», выбираем номер, начинающийся на ПМ_ _

Если с ООО «Продукты всем», то номер, начинающийся на СM_ _ _

7. Номер спецификации - При нажатии клавиши <F2> выбрать номер нужной

спецификации. Если с данным поставщиком не заключен договор со

спецификацией и соответственно нет номера, то это поле не заполняется.

8. Номер документа, дата документа – заносится из накладной.

9. Сумма по документу: указывается сумма накладной с учетом НДС.

10. Форма оплаты – наличная и безналичная формы. По умолчанию –

выбирается «безналичная».

11. Сумма по документу - указывается сумма накладной с учетом НДС.

12. Наценка для расчета розничной/отпускной цены – поле закрыто, т.к. наценка

устанавливается автоматически отдельно для каждого товара

13. Наценка (+) / Скидка (-) на контрактную цену.

Используется для расчета закупочной цены. Применяется в ситуации: когда у

поставщика товары имеют отпускную цену, а он направляет накладную со скидкой

5 %, где указаны цены товаров без учета этой скидки. Указав в этом поле значение

скидки в %, будет обеспечен пересчет реальной закупочной цены для каждого

товара этой накладной, то есть уже с учетом этой 5 % скидки для каждого товара.

В основном это поле оставляем без изменений.

14. Округлять контрактные цены до знаков - Указывается до какого знака после

запятой следует округлить контрактные цены в накладной. По умолчанию до 3

знаков

15. Цены указаны с учетом налогов – Да - в этом поле по умолчанию стоит

крестик [Х]

Нет - с помощью клавиши <пробел> убираем пометку [_]

Клавишей <ТАВ> переходим в следующее поле.

16. Номер счета-фактуры, Дата: заносится с бумажного документа счет-фактуры

17. Номер заказа поставщику.

Работает при настройке системы с контролем соответствия прихода и заказа

поставщику. Если по указанному в заголовке приходной накладной поставщику,

есть согласованный заказ или несколько заказов, то по (F2) можно увидеть все эти

заказы и выбрать нужный. Система предложит добавить в накладную

спецификацию заказа. Если приходная накладная копируется из заказа, то в этом

поле номер заказа проставляется автоматически.

18. Количество дней реализации - Информационное поле для пользователя.

Заполнение не обязательно.

Далее клавишей <F1> выход с записью или курсором дойти до поля ОК или клавишей ENTER появится первая приходная накладная с номером XXX000000, где ХХХ – номер подразделения, где приходуются накладные.

000000 – номер по порядку в списке приходных накладных.

Перед номером приходной накладной будет стоять знак статуса данной накладной:

<#> - открытая накладная Рис.4

Рис.4

Переход к работе со Спецификацией (списком товаров) накладной осуществляется нажатием клавиши <Enter>.Появится окно Спецификация приходной накладной Рис.5.

Рис.5

Способы ввода товара

Товар вводится в спецификацию несколькими способами: С помощью клавиши появится окно Товар в Приходной накладной и далее по локальному коду или по штриховому коду, который читается ручным сканером. Рис.6.

Рис.6

Ввод единичного товара

При вводе товара по локальному коду можно нажать <F2>, если вы не помните код товара, и выбрать его из вспомогательной таблицы, выбрав сначала группу товара, а затем сам товар.

При вводе товара по штриховому коду отыщется соответствующий ему локальный код и запишется в поле кода товара.

Поле артикул заполнится автоматически, если он заведен в карточке товара. Введите фактическое количество товара в накладной, количество учетных единиц в упаковке, если фактическое количество указано в упаковках (если нет, то оно равно 1). При вводе характеристик товара вместо цены товара вводим его сумму. Цена рассчитается автоматически. Так же автоматически из справочника дополнительных параметров в поле Наценка (%) встанет наценка на данный товар. В поле Номер позиции в накл. поставщика: проставляем номер позиции поставщика в бумажной накладной. Так же вводим срок реализации продукта, если товар отмечен в мастер-файле номенклатуры товаров как имеющий срок хранения.

Согласовано:

Главный менеджер СОТ_____________________________Листова С.В.