(Дополнительно ситуации для анализа были приведены ранее)

Теоретически, заполнение заявки федеральной программы школьного питания с помощью компьютера очень просто: имя ребенка, идентификационный номер, номер продовольственного талона семьи и доход семьи заносятся в программу, которая, руководствуясь федеральными директивами, определяет соответствующий уровень финансовой поддержки. Процесс намного усложняется, когда все это приходится проделывать 35 000 раз – по числу школьников района, имеющих право на бесплатное или льготное питание. В день требуется обрабатывать до 1 300 карточек. Ошибки при вводе данных и неаккуратное заполнение файлов могут привести к тому, что не удастся уложиться в отведенные на заполнение 10 дней. Каждую осень нанимаются 9 временных сотрудников, каждый из которых прикреплялся в помощь трем постоянным сотрудникам. Тем временем, людям, заявления которых ожидают своей очереди, приходится оплачивать стоимость питания в полном объеме.

С 1992 года округ Ист Бэйтон Руж вложил около $2 миллионов в технологию, программное обеспечение и поддержку. Годовой технологический бюджет округа колеблется в пределах от $150 000 до $250 000. Снижение потребности в труде привело к сокращению штата постоянных сотрудников с 900 до 550 человек.

Наиболее удачным приобретением стал сканер с возможностью распознавания символов, который позволил отойти от ручного ввода данных. Благодаря использованию сканера время обработки всех заявлений сократилось с 10 до 3 дней, эффективность работы возросла на 300%, что сделало ненужной обработку бумажных документов вручную. Теперь каждый сотрудник выполняет работу, которую раньше выполняли 4 сотрудников.

Стоимость установки системы составила $8 000 – за установку программного обеспечения, $3 500 – ежегодная плата за техническое обслуживание и $60 с каждой школы ежемесячно за поддержку программного обеспечения. Хотя управление уже сэкономило $8 000 на найме временных сотрудников, основной эффект от нововведения еще будет впереди. Трудно определить в денежном выражении экономию студентов и школьников, заявления которых обрабатывались не за 10, а за 3 дня. Также трудно оценить выгоды для менеджеров, которым не приходится долго искать в документах, чтобы найти необходимые данные по студентам, или для контролеров, которым не приходится проверять списки.

После обработки и одобрения заявления необходимо отправить письмо-извещение. Некоторым школам приходилось распечатывать до 1 500 – 3 000 страниц со скоростью 18 страниц в минуту, чрезмерно перегружая лазерный принтер.

Два штатных сотрудника работали в сверхурочное время на упаковке писем для отправки их по домам заявителей. Поэтому управление взяло в аренду сетевой копир, который позволяет в течение часа распечатывать 3 000 страниц по себестоимости $0,01 за страницу (не включая расходные материалы). Теперь у сотрудников есть достаточно времени для упаковки писем.

Проанализируйте данную ситуацию. Правильное ли управленческое решение было принято?